O controle de ponto é essencial para as empresas evitarem prejuízos financeiros e problemas com a Justiça do Trabalho. A prática permite ao RH documentar os horários de entrada e saída dos funcionários. Assim, é possível avaliar com mais precisão questões como faltas, atrasos, férias e horas extras.
Por muito tempo, esse processo foi feito de forma manual, o que gerava um grande volume de trabalho operacional. Hoje, com o auxílio da tecnologia, é possível automatizar o controle de ponto e torná-lo mais efetivo. Além de simplificar as rotinas do RH, usar sistemas digitais também ajuda a empresa a adequar sua folha de pagamento ao eSocial, que passou a ser obrigatório em 2018.
Para ajudar você a aproveitar todas essas vantagens, preparamos este post com 5 dicas imperdíveis para sua empresa fazer um controle de ponto mais eficiente. Ficou interessado? Confira a seguir!
1. Invista no ponto eletrônico
O ponto eletrônico é o sistema mais seguro e confiável para a marcação dos horários dos colaboradores. A leitura é feita por meio de um cartão magnético ou biometria, e os dados são armazenados diretamente na memória do equipamento. Por lei, é obrigatório emitir um comprovante impresso que possa ser guardado pelo funcionário, caso ele julgue necessário.
Existe também o ponto eletrônico mobile, que vem sendo cada vez mais utilizado no mercado. Nesse tipo de tecnologia, o trabalhador pode marcar seus horários de entrada e saída por meio de um aplicativo no celular, o que reduz custos com equipamentos e torna o processo mais eficiente.
Muitos desses aplicativos também servem para consulta de informações, já que exibem de forma simples e intuitiva todos os dados necessários sobre a jornada de trabalho. Além disso, o ponto eletrônico automatiza cálculos e relatórios, diminuindo a quantidade de tarefas operacionais do RH.
Por tornar o armazenamento e a busca de informações mais eficientes, o ponto eletrônico oferece grande segurança jurídica à empresa, já que a duração da jornada de trabalho dos funcionários pode ser facilmente comprovada. Outra vantagem é a impossibilidade de o sistema ser burlado, caso seja adotado o relógio com leitura biométrica.
Outros tipos de controle de ponto
Antes da popularização dos equipamentos eletrônicos, a maioria das empresas usava a folha de ponto ou o relógio cartográfico para marcar os horários dos funcionários. Ambos estão caindo em desuso, mas ainda fazem parte do dia a dia de muitas organizações por conta do custo mais baixo, funcionamento simples e/ou número pequeno de colaboradores.
Na folha de ponto, o empregado anota manualmente em um cartão físico seus horários de entrada, intervalo de almoço e saída. No fim do mês, o documento é entregue ao gestor ou ao RH. Esse tipo de controle ainda é muito usado em empresas que remuneram seus colaboradores por hora trabalhada.
Já o relógio cartográfico funciona de forma analógica, com o auxílio de um cartão de ponto manual, feito de papelão. Nesse cartão são impressos os horários de entrada e saída, intervalo de almoço e horas extras. Custa menos que o ponto eletrônico, mas gera um grande volume de trabalho operacional para o RH. Além disso, é fácil de burlar, já que qualquer funcionário pode facilmente marcar o ponto de um colega, por exemplo.
2. Fique atento à legislação
Segundo o artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), toda empresa que tenha mais de 10 funcionários é obrigada a ter algum sistema de controle de ponto, seja ele manual, analógico ou digital. A regra é válida por estabelecimento, não por empresa. Ou seja, se uma organização com um total de 1.000 colaboradores tiver uma loja com 9 vendedores, essa loja não precisa fazer o controle de ponto.
Em 2009, por meio da Portaria nº 1.510, o Ministério do Trabalho disciplinou o uso do Sistema de Registro de Ponto Eletrônico (SRPE). Foi esse movimento que tornou obrigatória a emissão de um comprovante impresso para os colaboradores, sob pena de multas e penalizações.
Além dessas regras, também é preciso ficar atento para cumprir os direitos básicos dos trabalhadores, como intervalo de almoço de 1 hora de duração, cumprimento da jornada de trabalho combinada em contrato e pagamento de horas extras.
3. Controle o ponto de funcionários externos
A tecnologia permite controlar o ponto não apenas dos funcionários que trabalham alocados no escritório, mas também de trabalhadores externos. Nesse perfil, se encaixam entregadores, representantes de vendas, motoristas e colaboradores em home office, entre outros.
Por meio do uso de sistemas online ou aplicativos, o empregado em questão poderá marcar seus horários de onde estiver, sem precisar estar presente fisicamente na empresa.
4. Tenha metas de controle de ponto
Definir metas é essencial em qualquer departamento ou tarefa, e com o controle de ponto não é diferente. Trace objetivos para se certificar de que a gestão dos horários está sendo feita com eficiência. Veja alguns exemplos de como isso pode ser feito:
- identificar as causas de atrasos e faltas e verificar qual o impacto deles na produtividade;
- identificar o volume de horas extras e analisar se elas realmente são necessárias;
- antecipar possíveis problemas com a lei motivados por falhas no controle de ponto.
5. Divida a responsabilidade
O RH é o principal responsável pelo controle de ponto, mas não é o único. A gestão das atividades e do tempo de trabalho de cada equipe deve ser feita pelos líderes, com o intuito de garantir eficiência e economia para a empresa. Além disso, os gestores precisam conhecer o básico sobre as regras da jornada de trabalho e marcação de ponto, para poder oferecer suporte à área de Recursos Humanos nesses assuntos.
Também é fundamental que os empregados compreendam a importância do ponto no contexto da empresa e entendam que burlar o sistema pode render punições disciplinares a eles. Para isso, é fundamental a ação do RH e dos gestores para conscientizar os colaboradores.
Essas foram as nossas dicas para fazer um controle de ponto mais eficiente! Agora que você já aprendeu as melhores práticas, que tal aplicá-las no dia a dia da sua empresa? Revise este artigo quantas vezes forem necessárias, avalie as necessidades da organização e coloque a mão na massa. Temos certeza de que a qualidade da sua gestão de pessoas terá ganhos incalculáveis!
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