Os erros na gestão fiscal sempre trazem consequências indesejadas. Elas podem ser jurídicas, como o pagamento de multas e a abertura de processos de execução fiscal; elas podem ser econômicas, como retrabalho, custos excessivos e perda de oportunidades, o prejuízo é certo.
Por isso, a conscientização dos gestores sobre a importância de melhorar a performance é fundamental. Buscar boas práticas e ferramentas deve ser uma prioridade de quem atua no setor, com o objetivo de evitar os efeitos negativos das falhas.
Ao longo do texto, trouxemos informações relevantes para promover ajustes. Você encontrará os 6 principais erros de gestão fiscal e algumas medidas que podem amenizar o problema. Não deixe de conferir!
1. Perder prazos por desorganização
As obrigações fiscais precisam ser entregues conforme o cronograma da entidade pública credora, e não há uma única data para realizar todos os pagamentos e declarações. Além disso, municípios e estados definem seus próprios períodos de cobrança.
Não por acaso, nem sempre as empresas alcançam os níveis de organização necessários para lidar com essa complexidade, cometendo erros na gestão fiscal. A eficiência passa pela agenda tributária, planejamento tributário, garantia da disponibilidade de documentos e uso da tecnologia como parte do dia a dia.
2. Inserir dados incorretos na NF-e
Na emissão de notas fiscais, existem algumas etapas humanas para alimentar os sistemas com informações, como cadastramento do fornecedor, escolha dos códigos referentes aos produtos e fixação de preços, em que frequentemente ocorrem erros.
Por isso, além de contar com um software que automatize processos e padronize os dados, o treinamento do responsável pela emissão e exigir atenção ao procedimento são medidas fundamentais.
3. Desconhecer a realidade tributária regional
No Brasil, entender a localização da empresa conta muito para evitar erros na gestão fiscal. Estados e municípios tem certa margem para estabelecer os valores cobrados nos seus impostos e taxas, e os incentivos fiscais variam conforme a região.
Nesse sentido, existe uma parte do planejamento tributário denominada logística tributária. Seu objetivo é minimizar o impacto das obrigações em relação à questão territorial, pensando como realizar entregas, fixar sede e filiais, escolher fornecedores etc.
4. Contar com baixa integração entre setores
As situações que levam à cobrança não ocorrem dentro do financeiro ou da contabilidade. Há tributos sobre serviços, circulação de mercadoria, lucro líquido, folha salarial etc. Logo, os setores precisam conversar entre si para que tudo funcione adequadamente.
A forma mais simples de remover obstáculos é o ERP. O sistema de gestão integrada permite que um evento setorial seja conhecido por os demais interessados. Assim, os responsáveis pelo fiscal não terão o trabalho bloqueado por atrasos e dificuldades no compartilhamento de informações.
5. Não realizar a adaptação legislativa
As normas tributárias variam bastante em relação às alíquotas, forma de cumprimento e benefícios fiscais. Hoje, a empresa pode ser obrigada a recolher as contribuições em guias separadas, amanhã surgir o E-social e, logo em seguida, o governo anunciar mudanças, só para citar um caso.
Consequentemente, além de se manter atualizado, é preciso criar uma estrutura interna que facilite a adaptação. Falta de padronização nas informações, baixa integração entre os setores e processo burocráticos dificultam a gestão de mudanças.
6. Usar uma tecnologia defasada
Com o surgimento do SPED e do E-social, a gestão fiscal precisou incorporar a tecnologia ao dia a dia, mas nem todas as empresas fizeram uma transformação digital completa do setor. Isto é, há muitas iniciativas isoladas: as poucas ferramentas, quando usadas, não funcionam de maneira harmônica e integrada como um sistema.
O resultado disso são informações descentralizadas, dificuldades no controle de notas fiscais, documentos que nunca são encontrados, erros humanos e frequentes autuações por inconsistência nas informações. Resumidamente, muitos dos problemas apresentados nos tópicos anteriores.
Por isso, como última dica para combater os erros na gestão fiscal, procure não apenas contar com softwares e aplicativos mais eficientes na sua empresa, mas também receber o suporte para colocá–los em pleno funcionamento.
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