Uma das principais dificuldades dos gestores de RH é organizar a rotina de departamento pessoal. Isso porque, embora seja um setor que deve cumprir inúmeras obrigações jurídicas e administrativas, não podemos deixar que a estrutura se torne excessivamente burocrática e prejudique as estratégias relacionadas aos colaboradores.
A boa notícia é que existem boas referências no mercado sobre como simplificar os sistemas existentes e obter resultados com um número menor de ações e etapas. Você gostaria de conhecer esses modelos?
Continue lendo este artigo. Ao longo do conteúdo, trouxemos um guia para organizar as rotinas do departamento pessoal de maneira mais eficiente. Não deixe de conferir!
O que é departamento pessoal?
O departamento pessoal corresponde a unidade administrativa responsável por fornecer suporte ao RH, realizando a gestão de informações e executando processos relacionados aos colaboradores. Normalmente, o setor lida diretamente com o enfrentamento de questões burocráticas, administrativas ou jurídicas, relacionadas aos profissionais.
No entanto, em algumas organizações, o setor pode acumular funções mais ligadas a gestão e desenvolvimento de pessoas, como conduzir recrutamentos, treinar e avaliar. Tudo dependerá do organograma da empresa, uma vez que não há uma obrigatoriedade quanto a extensão das atribuições do setor.
Quais são principais atividades da rotina de departamento pessoal?
As variações entre negócios não nos impede de criarmos uma lista com as atividades geralmente atribuídas ao departamento pessoal. Até porque, para pensarmos em organização, temos de compreender o que precisa ser feito no dia a dia.
Admissão e registro funcionários
Concretizar os trâmites necessários para que o contrato de trabalho seja efetivado, com as anotações na CTPS, nos livros, no eSocial e nos sistemas de controle da empresa.
Desligamentos
Realizar a baixa do contrato de trabalho nos registros, calculando e pagando as verbas rescisórias para os profissionais que deixam a empresa.
Controle da jornada de trabalho
Conservar o registro de ponto dos colaboradores, identificando problemas quanto à frequência dos profissionais e encaminhando informações para os líderes responsáveis.
Gerir documentos e cadastros
Centralizar a gestão da informação sobre os colaboradores, mantendo os cadastros e histórico dos profissionais, bem como dos principais eventos do departamento pessoal.
Folha de pagamentos
Executar a quitação das obrigações da empresa com seus colaboradores, identificando também os impostos e encargos sobre a folha de pagamento e encaminhando os dados para o setor responsável pela área fiscal.
Férias e licenças
Gerir o cronograma de férias e licenças da empresa, informando os setores quanto à necessidade de acúmulo de atribuições ou contratação de colaboradores temporários.
Adaptação legislativa
Fornecer diretrizes para que os demais setores cumpram as obrigações trabalhistas, bem como se ajustem diante de novas exigências legais.
Vale ressaltar que as atribuições mencionadas são apenas exemplos. O ideal é que você procure esclarecer as rotinas de departamento pessoal da sua empresa. Isso será útil, até mesmo, para constatar se as equipes não estão sobrecarregadas ou se o setor acumula tarefas que seriam mais bem desempenhadas por outras áreas.
Como organizar a rotina de departamento pessoal?
Agora que você já tem um quadro geral sobre o funcionamento do departamento pessoal, é hora de trabalhar duro para organizar as rotinas. A seguir, listamos 7 dicas que podem trazer benefícios imediatos para o setor.
Identifique prioridades
Liste todas as rotinas do departamento pessoal e pondere sobre quais seriam as prioridades. Uma forma de fazer isso é usar a matriz GUT, classificando a necessidade de intervenção em termos de gravidade, urgência e tendência.
Mapeie processos
Descreva todas as rotinas e etapas necessárias para cumprir as demandas do setor. Por exemplo, quando um novo colaborador é admitido, qual é o passo a passo até que todos os registros estejam concluídos?
Insira a tecnologia
Adote uma ferramenta de gestão que centralize as informações e automatize rotinas. Posteriormente, redesenhe os processos, começando pelas intervenções mais prioritárias e qualifique os profissionais para que eles utilizem o máximo da tecnologia adotada.
Delegue tarefas
Redistribua as funções dentro da equipe, já considerando as mudanças trazidas pela tecnologia de gestão. A tendência é que diversas rotinas tenham sido eliminadas com a tecnologia, gerando a necessidade de redistribuir funções.
Torne a operação integrada
Estabeleça meios para que o departamento pessoal se comunique com os demais setores, tanto em relação à atuação das equipes como em termos de tecnologia. O ideal é utilizar um software que compartilhe informações e permita uma gestão mais integrada.
Incorpore indicadores de desempenho
Mensure o desempenho das rotinas para entender os efeitos das intervenções realizadas e, assim, analisar a necessidade de novas mudanças. Entre as estatísticas mais importantes, estão os custos, tempo para concluir tarefas, satisfação com o atendimento e número de horas extras realizadas no departamento.
Colha feedbacks
Ouça os membros do departamento pessoal e as pessoas que são atendidas por ele. Assim, é possível obter informações mais próximas do dia a dia e identificar problemas nas rotinas, que comprometem os serviços. Além disso, uma gestão participativa deixará as pessoas mais engajadas em implementar as mudanças.
De todo modo, é importante destacar que a base das intervenções é promover a transformação digital do setor. Em dias em que pedimos uma pizza com poucos cliques no celular, é impensável manter estruturas lentas e baseadas em rotinas manuais nas empresas.
Como criar um plano de ação?
Uma dica para colocar todas as ideias em prática é elaborar um plano de ação. Para isso, a técnica 5w2h será importante porque descreve adequadamente as intervenções. A sigla é uma referência aos pronomes interrogativos do inglês (what, why, where, when,who, how, how much), com os quais se chegam às seguintes perguntas já traduzidas:
- O que fazer?
- Por que fazer?
- Onde fazer?
- Quando fazer?
- Como fazer?
- Quem fará?
- Quanto custa?
Note que o conjunto de questões traz uma definição clara da intervenção que será realizada em um processo ou no departamento como um todo. É possível, até mesmo, aprofundar bastante o plano, agregando orçamentos e comparando as opções disponíveis.
Sendo assim, você não terá dificuldades para colocar as sugestões em práticas e organizar a rotina de departamento pessoal. Tudo isso para ter processos menos burocráticos e mais eficientes.
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