O departamento pessoal é o setor que cuida da parte contábil, trabalhista e documental nas empresas legalmente constituídas. É nele que o colaborador tem os primeiros contatos com a empresa assim que é contratado. Também é por seu intermédio que ele se desliga, ou seja, trata-se de uma porta em que as pessoas ou entram ou saem.
Diferencia-se do setor de Recursos Humanos por ser o setor em que todas as formalidades são cumpridas. Enquanto o RH se ocupa de aspectos mais estratégicos, cabe ao DP cuidar da gestão, garantindo o cumprimento das leis trabalhistas e seus encargos.
Assim sendo, é comum haver descontrole, em especial nas empresas pouco amadurecidas na gestão. Isso se traduz em atividades operacionais lentas, burocráticas e pouco ou nada eficientes. Se é esse o drama de sua empresa, continue lendo para conhecer soluções.
Mapear os processos
De maneira bastante ampla, um departamento pessoal participa ativamente em três fases da vida de um trabalhador:
- admissão;
- compensação;
- demissão.
Todas estas etapas implicam uma série de processos, em que se faz necessária muita organização e conhecimento aplicado. Por exemplo, processos admissionais devem ser sempre acompanhados de profissionais de Medicina e Segurança do Trabalho. Desta forma, a empresa garante que um novo colaborador não seja admitido com alguma doença limitante ou que o motive a, no futuro, acionar a empresa judicialmente.
Considerando esses e outros cuidados que cercam uma contratação, é fundamental fazer o mapeamento de todos os processos. Da abertura de uma vaga até a assinatura do contrato de trabalho, nada poderá ser deixado ao acaso ou para ser resolvido depois. Processos mal mapeados ou com etapas obscuras, não raro, acabam por se tornar gargalos de produção. Conhecer em detalhes tudo que sua empresa faz, em especial os processos em seu DP, é a garantia de que tudo estará em seu lugar.
Definir metas
Não é só o time comercial e de marketing que precisam trabalhar para atingir metas. Até mesmo os profissionais do departamento pessoal devem orientar suas ações no sentido de cumprir com objetivos relevantes. Caso contrário, será apenas uma fonte de despesas, ou, na melhor das hipóteses, um mero cumpridor de formalidades.
E se em vendas todas as metas são baseadas em números, no DP não seria diferente. Assim, é papel do gestor responsável pelas rotinas de pessoal definir com sua equipe os objetivos a serem alcançados em curto, médio e longo prazo.
Pode não parecer muita coisa, mas imagine um setor que consiga reduzir os custos em processos admissionais em 15% ao longo de um ano? Faça as contas e veja o quanto sua empresa deixaria de gastar apenas com um meta desse tipo norteando suas ações.
Outras metas possíveis seriam:
- enxugar a folha de pagamento em 5% dentro de seis meses;
- conseguir meios para reduzir o custo com demissões em 10% em um ano;
- junto ao setor jurídico, reduzir o passivo trabalhista;
- implementar novas atividades para promoção da qualidade de vida.
Como se vê, as possibilidades são muitas, certo? Defina metas conforme suas prioridades, sempre tendo em vista que elas precisam ser realistas, mas, ao mesmo tempo, desafiadoras. Afinal, nada pior para quem quer reduzir atividades operacionais do que trabalhar em cima de objetivos irrealizáveis.
Não se esqueça, ainda, de que, na dúvida, é indicado fazer o que os bons líderes fazem: escute os interessado diretos, ou seja, seus colaboradores.
Substituir processos
O mapeamento pode revelar, em última instância, a necessidade por substituir processos deficitários. Se este for o seu caso, avalie se, em algum deles, digitalizar não seria a melhor solução. Observe que o governo tem expandido o uso de ferramentas eletrônicas e a computação em nuvem, como recursos para aumentar a eficiência e reduzir a fraude. SPED fiscal e contábil, eSocial e novos formatos para cumrpir obrigações acessórias são apenas alguns exemplos de esforços nesse sentido.
Trocar o quanto antes processos manuais por digitais é melhor coisa que seu DP poderá fazer em em nome de atividades mais ágeis e que de fato agreguem. Fique atento, afinal, a digitalização do fisco e do cumprimento de encargos trabalhistas caminha a passos largos. Deixar de substituir processos obsoletos é um tremendo tiro no pé, com potencial para gerar reflexos devastadores. Na dúvida, converse com um profissional de Tecnologia da Informação (TI). Ele é a pessoa mais indicada para “revolucionar” sua maneira de lidar com a Web.
Promova a especialização
Um DP em que todos fazem tudo e ninguém é responsável por nada tende a naufragar, e com muita rapidez. Para garantir que as atividades operacionais sejam totalmente dominadas, uma medida recomendável é aumentar o nível de especialização.
Vamos imaginar que sua empresa sofre com encargos trabalhistas e impostos todo mês, porque simplesmente não sabe lidar com isso e, para não se aborrecer, prefere pagar mais.
Não seria interessante, nesse caso, contar com um profissional que conheça estratégias como a elisão fiscal? Trata-se de uma forma amparada pela lei para pagar menos impostos, somente aproveitando suas omissões e lacunas. As janelas de oportunidades criadas pelas operações em que a empresa possa receber créditos também devem ser contempladas. Veja com seu contador como fazer!
Organize seus arquivos
A gestão documental é tão importante para o DP quanto o próprio cumprimento das leis trabalhistas. Por sinal, elas obrigam as empresas a manter registros armazenados por, pelo, menos, 5 anos. Além disso, organizar criteriosamente todos os documentos significa mais agilidade em futuras consultas. Sabendo onde estão e de que forma acessá-los, seus profissionais ganham em eficiência e, sobretudo, evitam multas e sanções impostas pelo fisco. É o que acontece com as empresas que não demonstram para a fiscalização do trabalho que todos os seus arquivos estão sendo devidamente guardados pelos 5 anos regulamentares.
Um departamento pessoal que faz a diferença está atento a esses e outros detalhes na gestão. Cabe a você, contador ou profissional de RH, tomar a frente em sua empresa para que problemas deixem de ser obstáculos para tornarem-se oportunidades de crescimento!
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