Depois de um bom tempo de discussões, o eSocial já está sendo adotado obrigatoriamente pelas empresas. Até julho de 2019, todos os empregadores devem ter migrado para o ambiente digital, transmitindo informações trabalhistas de forma instantânea aos órgãos públicos. O problema é que muitas organizações ainda não sabem como se adequar ao eSocial.
A abrangência das mudanças, que serão sentidas em todas as áreas da empresa, faz com que o processo de adequação seja efetivamente trabalhoso. Tudo vai depender de como a implantação será conduzida. É por isso que produzimos este artigo, que explica a importância do eSocial e indica 7 medidas que podem facilitar a transição. Confira!
Qual é a importância do eSocial?
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi instituído em 2014 como uma forma de facilitar o envio e a recepção de informações relacionadas aos trabalhadores. Por meio dele, empresas podem transmitir dados de forma instantânea e unificada, usando um único programa que distribui o conteúdo entre diversos órgãos do governo.
Para isso, é necessário que cada organização se adapte ao formato eletrônico de controle e execução de processos burocráticos. Feito isso, ficará simples usar o sistema no dia a dia. Podemos destacar os seguintes benefícios do eSocial:
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maior controle dos processos da organização;
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redução de custos no longo prazo;
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diminuição da ocorrência de erros no cumprimento das obrigações;
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agilidade na realização de operações burocráticas;
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redução dos riscos jurídicos.
Como se adequar ao eSocial?
Muitas empresas ainda têm dúvidas sobre como se adequar ao eSocial. O problema é que elas precisam fazer essa adequação em um prazo curto. Até julho de 2019, todos os empregadores estarão obrigados a fazer a transmissão das informações trabalhistas no novo sistema.
Evidentemente, existem organizações que já estão um pouco mais avançadas na adesão ao eSocial, enquanto outras ainda têm um caminho mais longo a trilhar. Para estas, em especial, uma assessoria especializada pode encurtar muito o caminho.
Para ajudá-lo, vamos listar 7 medidas a serem adotadas para adequar sua empresa.
1. Crie um comitê de transição
A implantação do eSocial precisa ser entendida como um projeto e, como tal, depende de uma equipe própria para conduzi-lo. Como o eSocial influencia diversas áreas da empresa, como financeiro, operacional e especialmente o RH, o melhor caminho é compor um comitê de transição, composto por representantes de cada área.
Na prática, a empresa como um todo será afetada. Das informações relativas à folha de pagamento aos procedimentos de medicina e segurança do trabalho, todos os dados precisam ser repassados para o sistema. É por isso que os responsáveis precisam fazer parte do comitê de transição e, preferencialmente, participar de treinamentos.
2. Reformule processos
As rotinas do RH foram transformadas com a implantação do eSocial. Essa transição, que pode ser ainda mais brusca para as empresas que não têm processos automatizados, vai exigir a revisão dos processos da empresa. O ideal é começar mapeando as operações, abrangendo todas as áreas envolvidas.
Essa é uma análise imprescindível, pois revelará como as mudanças impactarão a rotina dos setores. Só assim é possível fazer a transição da forma mais acertada, evitando que alguma etapa seja esquecida ou não seja cumprida integralmente. A partir daí, os processos devem ser reformulados para que sejam adotados pelas respectivas equipes.
3. Atualize os dados dos empregados
Uma das etapas mais importantes na adequação ao eSocial diz respeito às informações relativas aos trabalhadores, como nome, filiação, CPF, Número de Identificação Social (NIS), entre outros. O recomendado é fazer uma conferência na base de dados da empresa, verificando se todos os dados estão registrados e se há algum erro evidente.
4. Faça a qualificação cadastral
A qualificação cadastral é uma etapa fundamental para a utilização do eSocial. Ela consiste na regularização das informações relativas aos trabalhadores no banco de dados do empregador.
Esse procedimento nada mais é do que a validação dos dados para verificar se estão de acordo com os que constam no Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) e na Receita Federal. Havendo qualquer erro, este será notificado para que seja corrigido.
Apesar de simples e tão importante, pouco menos de 40% das empresas havia realizado o procedimento de qualificação cadastral até janeiro de 2018, segundo levantamento do portal eSocial. Entre os demais empregadores, 32% admitiram que não fizeram a regularização, e outros 31% afirmaram não saber o que é qualificação cadastral.
5. Atente aos prazos
O eSocial afetou, também, o prazo de envio das informações relativas aos trabalhadores e encargos trabalhistas, que ocorrem de forma mais dinâmica no novo sistema. O não cumprimento de prazos pode gerar penalidades, por isso, fique atento.
Para explicar mais detalhadamente, dividiremos a periodicidade de transmissão das informações em duas:
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eventos periódicos;
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eventos não periódicos.
Os fatos periódicos, em geral, devem ser comunicados até o dia 7 do mês seguinte. Essa data deve ser antecipada para o dia útil anterior no caso de não haver expediente bancário.
Os eventos não periódicos, entretanto, requerem atenção maior. Isso porque os prazos são específicos para cada fato novo, tais como:
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admissão de funcionário — em regra, antes do envio de qualquer evento periódico ou não periódico relativo ao trabalhador;
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desligamento — até 10 dias seguintes à data do desligamento.
6. Integre sistemas de gestão
Todos os processos de inclusão de dados e de envio das informações pelo eSocial acontecem em ambiente digital. Mesmo para empresas que já possuem softwares próprios para gestão de RH, cadastrar informações para envio pode ser trabalhoso. Por isso, o ideal é automatizar ao máximo os processos utilizando soluções integradas. Dessa forma, os dados internos alimentarão automaticamente o sistema do eSocial.
Esse investimento acarreta a diminuição de tempo na realização das tarefas, além de evitar erros na inclusão e transmissão das informações. Em pouco tempo, os custos com processamento e cumprimento das obrigações serão reduzidos significativamente.
7. Consulte especialistas
Se tiver dificuldades, não hesite: busque apoio especializado. A adequação ao eSocial requer uma série de controles e revisão da rotina do RH. Tudo isso pode ser relativamente tranquilo para algumas empresas. Para outras, no entanto, pode haver maior dificuldade. Nesse caso, vale a pena consultar profissionais capazes de acompanhar o processo de implementação.
Cada empresa definirá como se adequar ao eSocial considerando suas próprias particularidades. Vale observar que esse momento abre uma série de oportunidades de melhoria para as empresas. Uma delas é a modernização completa do RH, com automação de processos e integração de dados, gerando maior eficiência ao setor.
Este artigo é uma forma de ajudar empresas — como a sua — a se adequar ao eSocial adotando as melhores práticas. Se ele foi útil para você, compartilhe-o nas suas redes sociais!
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