O eSocial é um projeto do governo federal criado para unificar as entregas de todas as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Por meio de um sistema online, as empresas conseguem enviar todas as informações necessárias para a Receita Federal, Ministério do Trabalho, Ministério da Previdência, INSS e Caixa Econômica.
Instituído em 2014, o programa começou com foco no trabalho doméstico. Em janeiro de 2018, a utilização do sistema passou a ser obrigatória para empresas que tiveram renda superior a 78 milhões de reais em 2016. As demais companhias devem se adequar ao eSocial a partir de julho, com período de adaptação até janeiro de 2019.
Por ser novidade, o eSocial ainda gera muitas dúvidas nos profissionais de RH. Pensando nisso, explicaremos neste post tudo o que você precisa saber sobre o projeto e sua importância para as empresas e seus colaboradores. Interessado? Confira a seguir!
Como funciona o eSocial?
De forma resumida, pode-se dizer que o eSocial funciona como uma folha de pagamento digital. Por meio de uma única plataforma, a empresa entrega ao governo todas as declarações, resumos para recolhimento de tributos e dados relevantes sobre os contratos de trabalho.
As empresas devem incluir no sistema basicamente três tipos de informações: dados trabalhistas, folhas de pagamento e informações tributárias. A identificação de cada funcionário é feita pelo cadastro, com ou sem vínculo empregatício, via Cadastro de Pessoa Física (CPF) ou Número de Inscrição Social (NIS).
O primeiro passo a ser dado é o registro das informações sobre os colaboradores. São inseridas no sistema as tabelas com cargos, funções e horários de trabalho, entre outros dados. Da mesma maneira, é feito o cadastro da empresa, com todas as informações pertinentes.
Com essas informações já no sistema, é possível começar a inserir os demais eventos trabalhistas diários, como admissões, demissões, atestados médicos, avisos de férias e afastamentos, entre outros. Também são incluídos na plataforma os envios de declarações e documentos oficiais. Entre os principais, estão:
- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
- Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF).
Quais são as vantagens de adotar o eSocial?
Apesar de parecer complexo em um primeiro momento, o funcionamento do eSocial facilita a vida das empresas e seus departamentos de RH. Em vez de preencher vários formulários, papeladas ou usar diversos canais digitais, é possível resolver todas as obrigações burocráticas por meio de um único sistema.
Além de agilizar operações, o programa também melhora a qualidade das informações prestadas ao governo. A plataforma automatiza a geração de guias de recolhimento do FGTS e outros tributos, evitando erros de cálculo que poderiam ser cometidos se esse trabalho fosse feito manualmente.
A unificação de dados também torna o RH mais eficiente. Após o período de adaptação, o volume de tarefas operacionais deve diminuir sensivelmente, abrindo espaço para o departamento atuar de forma mais estratégica e prestar apoio às outras áreas da organização.
O uso diário da plataforma digital do governo pode, inclusive, estimular o RH a adotar outros sistemas para automatizar tarefas, com o intuito de melhorar ainda mais seu desempenho. Existem no mercado diversas opções de softwares para controle de ponto, gestão de dados sobre colaboradores e cálculo de benefícios, férias e salários mensais.
Outro benefício do eSocial diz respeito ao trabalhador. Com a implementação do projeto, os profissionais ficam mais tranquilos em relação a possíveis abusos trabalhistas, como falta de depósitos no FGTS ou atrasos de salários, entre outros. Afinal, com o programa, as empresas ficam sob vigilância constante dos principais órgãos fiscalizadores do país.
O que acontece se a empresa deixar de enviar as informações?
Empresas que ignorarem a obrigatoriedade do eSocial, deixarem de enviar os dados necessários ou cadastrarem informações erradas estão sujeitas a multas. O não envio da escrituração digital gera uma penalidade de pelo menos 1,5 mil reais.
Esse valor pode aumentar com o acúmulo de multas previstas em lei caso a organização omita declarações solicitadas pelo governo. Deixar de informar a admissão de um funcionário dentro do prazo, por exemplo, pode render um prejuízo de 3 mil a 6 mil reais ao empregador, de acordo com a Constituição.
O que muda na vida do profissional de RH?
O primeiro grande impacto do eSocial nas rotinas do RH acontece já no período de adaptação ao programa. Para conseguir se adequar ao sistema e cumprir todas as demandas exigidas pelo governo, a empresa pode ter que contratar novos profissionais para o departamento. Além disso, é preciso aplicar treinamentos aos funcionários que já estavam na organização, o que demanda tempo e dedicação de todos os envolvidos.
Com o projeto implementado, os profissionais de RH precisam se reportar ao sistema diariamente, enviando diferentes tipos de dados aos órgãos responsáveis. Não há uma data fixa para o envio de todas as informações. Os prazos variam de acordo com o assunto a ser tratado. Veja alguns exemplos:
- admissões e demissões: devem ser informadas no sistema imediatamente quando ocorrem. Nenhum funcionário pode ser contratado ou desligado sem que a declaração contendo essa informação já esteja na base da Receita Federal;
- folha de pagamento: o envio do arquivo é feito todo dia 7 do mês subsequente;
- alterações nos horários e na jornada de trabalho: devem ser informadas na medida em que acontecerem. Regra válida para todos os funcionários, incluindo trabalhadores isentos de marcação de ponto;
- mudança de salário: deve ser informada no sistema no dia seguinte à alteração.
É extremamente importante que o RH verifique a consistência e precisão das informações enviadas, evitando, assim, problemas com a Receita Federal e outros órgãos competentes. Para isso, além de prestar muita atenção no preenchimento dos formulários, é preciso trabalhar em conjunto com outros departamentos da empresa para colher e verificar esses dados, quando necessário.
Chegamos ao fim do nosso artigo sobre o funcionamento e as vantagens do eSocial. Agora que você já conhece os detalhes do programa, sua adaptação ao novo sistema será muito mais tranquila. Tenha este artigo sempre disponível para consulta caso apareçam dúvidas no meio do processo. E agora, mãos à obra!
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