Com a implementação do eSocial para empresas, a comunicação de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias foram centralizadas pelo governo. Logo, os profissionais de recursos humanos precisam se ajustar ao modelo e seguir as novas regras.
Isso é importante porque, a partir de agora, o mecanismo de controle dos órgãos públicos está mais acurado, de modo que um erro ou omissão quanto às exigências pode levar à aplicação de multas, afinal, boa parte do controle estará automatizado.
Por isso, leia o conteúdo a seguir para entender as principais mudanças. Só assim, você conhecerá as obrigações da sua empresa e saberá quais são as providências para evitar punições. Não deixe de conferir!
Quais foram as mudanças no eSocial para empresas?
Em 2018, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) passou a ser obrigatório também para as empresas com faturamento abaixo de R$ 78.000.000,00. Logo, daqui para a frente, todas as organizações devem se registrar e manter os dados atualizados na plataforma.
Outro ponto importante é que a maior parte das multas foram automatizadas. Isto é, elas não dependem da averiguação de um fiscal, tampouco da visita ao estabelecimento comercial para constatar a ausência de comprovantes. Basta a perda dos prazos para que o empregador sofra as punições legais.
Por isso, as empresas devem realizar o primeiro acesso ao portal para atualizar as informações cadastrais de empregador. Isso possibilitará o envio das informações dos chamados eventos periódicos e não periódicos, que podem gerar multas pelo descumprimento.
Em caso de dúvidas, os profissionais podem consultar o manual do eSocial, que contém a explicação das funcionalidades da plataforma e os procedimentos para manter as obrigações em dia. Já os deveres fiscais, trabalhistas e previdenciários podem ser encontrados na legislação já aplicável à empresa. O que muda, via de regra, são os procedimentos.
O que são eventos não periódicos?
O primeiro grupo de informações a serem prestadas por meio do eSocial para empresas são os fatos que ocorrem sem uma data prefixada. Trata-se de situações que modificam a relação entre empregador e empregado, mas que antes eram comunicadas de maneira descentralizada, dificultando sua fiscalização. Veja alguns exemplos:
Admissão do trabalhador
As informações do ingresso de colaboradores deixam de ser encaminhadas via CAGED, passando para o eSocial. Não à toa, o prazo para realizar a devida atualização também foi reduzido: o empregador deve informar até as 23:59 do dia que antecede o início da prestação dos serviços.
Vale ressaltar que a Reforma Trabalhista aumentou a multa pelo descumprimento dessa obrigação. O valor atual é de R$ 3.000,00 por empregado, que pode ser reduzido para R$ 800,00 para as microempresas ou empresas de pequeno porte. Já a reincidência gera o pagamento em dobro da punição proporcional ao tamanho da organização.
Atualizações contratuais e cadastrais
A informação sobre as mudanças contratuais e cadastrais também devem ser encaminhadas via eSocial para empresas. Os pontos expressamente exigidos pela CLT são os seguintes:
Art. 41. Parágrafo único – Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, a férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.
A multa, conforme a Reforma Trabalhista, é de R$ 600,00 por empregado prejudicado. Logo, é importante que, ao realizar a mudança na CTPS, o empregador já atualize os dados na plataforma unificada.
Acidentes de trabalho e afastamento temporário
O art. 22 da Lei nº 8.213/91 exige a comunicação do acidente de trabalho à Previdência Social até o primeiro dia útil seguinte ao da sua ocorrência. No caso de descumprimento, o empregador fica sujeito ao pagamento de multa variável entre o limite mínimo e o limite máximo do salário de contribuição. Atualmente, o valor situa-se entre R$ 954,00 e R$ 5.645,80, sendo anualmente reajustado.
Por sua vez, a necessidade de comunicar o afastamento temporário do serviço decorre dos deveres previstos no art. 32 da Lei nº 8.212/1991 e precisa ser efetuado até o dia 7 do mês imediatamente posterior ao fato (pág. 131 do Manual do eSocial). O art.92 do diploma prevê, ainda, uma multa de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63 para a violação da norma, a ser considerada de maneira proporcional à falta cometida.
Atestado de saúde ocupacional (ASO)
A CLT obriga a realização de exames médicos para demonstrar as condições do trabalhador em sua entrada, saída, mudança de função e retorno aos quadros da empresa, bem como de maneira periódica com o objetivo de verificar a saúde ocupacional.
O inadimplemento dessas medidas pode gerar uma multa de R$ 402,53 a R$ 4.025,33 — a depender da existência ou não de reincidência pelo empregador.
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
O PPP é um documento que comprova a exposição do empregado a agentes nocivos, como químicos, poeira, ruído etc. Logo, a informação é fundamental para que o trabalhador possa exercer seus direitos, principalmente nos casos de aposentadoria especial.
A multa por não efetuar a devida comunicação é a mesma para o afastamento temporário (R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63), porque a Lei nº 8.213/1991 traz uma punição aplicável a qualquer ato considerado uma infração.
O que são eventos periódicos?
Um segundo grupo de informações são as ocorrências com datas de acontecimento predefinidas. A comunicação nesses casos deve ser feita mensalmente até o 7º dia. Essas informações abrangem o recolhimento de tributos e encargos, além dos dados sobre a folha de pagamento de cada mês.
Não por acaso, também aqui pode haver multas pelo descumprimento das obrigações. Então, veja as principais informações encaminhadas periodicamente:
- folha de pagamento (multa de até R$ 1.812,87);
- recolhimento do FGTS (multa de R$ 10,64 a R$ 106,41);
- recolhimento previdenciário (multa de 0,33% por dia).
Nesse sentido, é recomendável que os profissionais de recursos humanos tomem providências para cumprir com as exigências legais. O ideal é automatizar tarefas com o uso de um software que faça os cálculos, organize os documentos e controle as obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas.
Dessa forma, o setor agilizará os processos e respeitará os prazos do eSocial para empresas sem maiores dificuldades. Com efeito, as multas por descumprimento do dever de comunicar os eventos para o governo serão evitadas, bem como os prejuízos decorrentes da infração.
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