eSocial: seu software está realmente preparado?

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) já é obrigatório para todas as empresas — inclusive MEI — que têm, ao menos, um trabalhador contratado via CLT.

Isso significa que a sua empresa deve adquirir um sistema informatizado dentro dos parâmetros exigidos pelo governo, ou deverá adaptar o que estiver em uso, conforme as regras em vigor.

Na segunda hipótese, a atenção precisa ser redobrada. Como veremos ao longo deste artigo, você ou os profissionais da área contábil de sua empresa deverão conferir ponto a ponto se o atual software está alinhado ao novo eSocial. Continue a leitura e acompanhe com a maior atenção!

As datas para implementação do eSocial

Na prática, o eSocial já está sendo utilizado por todas as empresas brasileiras que contam com colaboradores sujeitos ao regime celetista. Apenas empresas e órgãos públicos contam com um prazo estendido para aderir ao novo sistema. Para essas entidades, o prazo limite é 14 de janeiro de 2019.

Para as demais PJs, desde o dia 16 de julho de 2018, o repasse de informações cadastrais dos empregados aos órgãos trabalhistas e previdenciários está sendo feito exclusivamente pelo eSocial.

Portanto, se sua empresa ainda não está 100% segura sobre como operar conforme os novos procedimentos, não perca mais tempo. Evite que seu negócio seja autuado pelo fisco em função de irregularidades. Não faça parte do imenso universo de empresas que ainda não se ajustaram às novas regras para envio de dados do trabalhador.

Vantagens de aderir ao novo sistema

Implementado em 2015 como sistema para cadastro e envio de dados de trabalhadores domésticos para o governo, o eSocial passou a ser o meio oficial também para outras empresas.

Trata-se de um sistema digital de repasse de dados trabalhistas, o que de cara representa mais agilidade, já que extingue de vez o uso de papel e de 15 tipos de formulários.

Nele, todos os dados transmitidos ficarão armazenados pelo prazo de 30 anos. Sempre que precisarem, as empresas poderão consultar o colossal banco de dados do eSocial, o que facilita eventuais pesquisas que, de outra forma, demandariam grande esforço.

Comece a conferir os campos do seu software atual

É importante destacar que o eSocial não muda, na prática, o que sempre foi feito. A diferença é que, com ele, sua empresa poderá transmitir, em apenas um único ambiente digital, dados que antes eram repassados de forma fragmentada, para diferentes órgãos de controle. FGTS, dados sobre saúde do trabalhador, exames admissionais e demissionais e muitos outros agora devem ser informados pela nova plataforma.

Para saber se seu sistema está em conformidade, você deverá conferir se os campos em que os dados dos trabalhadores são inseridos são compatíveis com:

• a legislação que rege o assunto;

• a tabela de regras para validar dados;

• as regras para cada campo de preenchimento.

Por outro lado, você também deverá ficar atento às regras e situações específicas de sua empresa. Haverá casos em que determinadas informações não precisam ser repassadas, podendo assim, permanecer em branco. Em outros, é possível que haja dados obrigatórios e há ainda a possibilidade de que determinada informação condicione o envio ou não de uma outra.

Em quaisquer dessas eventualidades, seu software deverá estar atualizado, de forma a emitir alertas em caso de não preenchimento de algum campo obrigatório, ou se existir algum vínculo entre campos distintos.

Por exemplo, se você informar que o trabalhador cadastrado é um estagiário, isso muda o leiaute do documento, se comparado com o envio de dados de um empregado efetivo. Ou seja, você deverá enviar informações diferentes, conforme o status do seu colaborador.

Checklist de perguntas que devem ser respondidas

A professora Zenaide Carvalho desenvolveu um checklist rápido, pelo qual sua empresa poderá começar a verificação da adequação do seu atual sistema. Se a resposta for “Não” para, pelo menos, uma das perguntas, então seu software precisará passar por ajustes. Veja:

• Constam todos os campos obrigatórios dos leiautes?

• Constam todas as regras de validação da coluna “descrição”?

• Constam todas as regras da tabela de regras?

• Há alertas no sistema para evitar envio de dados em desacordo com a legislação vigente, mesmo que o dado seja válido?

• As regras específicas para a atividade do trabalhador estão atendidas?

Começando pela verificação desses pontos, sua empresa poderá, junto ao seu desenvolvedor ou setor de TI, visualizar com mais clareza o que precisa ser atualizado. Dependendo do caso, pode até ser que você precise de uma solução completamente nova para garantir o ajuste ao eSocial Empresas, como também é conhecido.

As consequências caso seu sistema não esteja ajustado

Já que a mudança trazida pelo eSocial não muda em nada o que sempre foi feito pelas empresas, isso significa que as penalidades continuam as mesmas.

Vale destacar que, se sua empresa não aderir imediatamente, não será punida de forma alguma, contudo, perderá tempo precioso, considerando que uma adaptação pode não acontecer tão rapidamente.

De qualquer forma, o rol de multas previstas é relativamente extenso, caso seu negócio deixe de utilizar o eSocial para envio de dados trabalhistas. As principais delas são:

• cadastro desatualizado — R$ 201,27 a 402,54 por colaborador;

• falta de exames médicos — R$ 402,53 a R$ 4.025,33 por colaborador;

• falta do perfil profissional gráfico previdenciário — R$ 1.812,87 a R$ 181.264,63, de acordo com o tipo de infração;

• falta de registro — R$ 402,53 a R$ 805,06 por colaborador, sendo duplicada em caso de reincidência;

• omissão de dados em afastamento temporário — R$ 1.812,87 a R$ 181.264,63;

• omissão de dados em caso de acidentes de trabalho — valores estipulados dentro dos limites mínimo e máximo de contribuição, dobrando para reincidentes.

Sendo assim, não há alternativa que não seja garantir, no menor prazo possível, a total adequação dos seus sistemas. Com o eSocial Empresas, fica mais fácil fazer o repasse de informações, portanto, fique atento e evite multas em virtude de atrasos. Converse com os profissionais de TI da sua empresa, pois a ajuda deles é fundamental durante esse processo.

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