Folha de pagamento: como calcular e quais são os descontos?

O cálculo da folha de pagamento requer muita precisão no lançamento dos valores por parte dos profissionais de RH responsáveis pela sua execução. Com a iminência da entrada em vigor do eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) para empresas que ainda não aderiram, é importante ajustar os processos com a maior rapidez.

De qualquer forma, todo procedimento relativo aos pagamentos feitos a colaboradores deve ser cuidadosamente realizado. Por isso, destacamos as etapas às quais você ou sua equipe deverão dedicar atenção especial para que nada saia errado. Vamos lá?

Apure as informações básicas da folha de pagamento antes do cálculo

Embora pareça elementar, é muito importante checar com atenção o registro de ponto dos colaboradores antes de qualquer alteração em seus vencimentos.

Faltas, atrasos ou ausências justificadas geram obrigatoriamente lançamentos que vão impactar nos valores pagos. Esses valores, em consequência, devem ser informados com exatidão pelo software vinculado ao eSocial.

Se sua empresa tem poucos colaboradores, talvez não seja necessário um sistema eletrônico de controle de entradas e saídas. Por outro lado, o fluxo de equipes com mais de 10 pessoas pode se tornar mais difícil de controlar, motivando a aquisição de uma ferramenta que automatize esse registro.

Feita a verificação de presença e horas trabalhadas, faça a conferência de benefícios e remunerações que variam em função de cada caso específico. Por exemplo, trabalhadores que têm filhos menores de 14 anos podem fazer jus ao salário-família, enquanto os que não têm filhos não recebem esse benefício.

Outro ponto a ser verificado é a categoria à qual o empregado pertence. Dependendo do sindicato a que esteja vinculado, haverá variações no contracheque como contribuição sindical e percentuais de horas extras.

Se na sua empresa todos pertencem a uma mesma categoria funcional, por exemplo, comércio, então, essa não será uma preocupação muito grande.

Tenha sempre as informações consolidadas, atualizando-as periodicamente para evitar registros equivocados. É preciso chegar a um valor que servirá de base para o cálculo de impostos, encargos e extras, conforme veremos a seguir.

Calcule o FGTS

O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço deve ser pago pela empresa e lançado no contracheque do colaborador a título de informação.

Trata-se de um encargo trabalhista relativamente simples de ser calculado, já que a alíquota de 8% é fixa para todo e qualquer trabalhador, incidente sobre seu salário bruto. Apenas para jovens aprendizes há uma diferença, baixando para 2%, também sobre o valor bruto.

Coloque o INSS em pauta

Em relação aos valores pagos à Previdência Social (INSS), o cálculo é um pouco mais complexo.

Nesse caso, é fundamental que sua empresa tenha como referência a tabela de contribuição mensal, que é atualizada anualmente pelo instituto.

De qualquer forma, atualmente estão sendo praticadas as seguintes alíquotas:

Cuide do IRRF

Outro desconto que pode incidir sobre os vencimentos de cada trabalhador é o do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) para pessoa física.

Assim como o INSS, seu cálculo se baseia em uma tabela, divulgada no site da Receita Federal. Portanto, o valor a ser descontado vai variar, em função de quanto o colaborador vier a receber e respeitando os limites impostos pela tabela em vigor.

Desde o mês de abril de 2015, estão valendo:

Observe o pagamento de vale-transporte

Todo trabalhador que precisa utilizar o transporte público no deslocamento casa-trabalho-casa deverá receber o valor necessário para cobrir seus gastos. O desconto em folha previsto para quem recebe esse benefício é de 6% em cima do salário bruto.

Considere a opção do vale-refeição

Já o vale-refeição, ou auxílio-alimentação, como também pode ser chamado, não é obrigatório para as empresas.

No entanto, se o trabalhador receber algum tipo de valor a título de alimentação, o empregador cadastrado no PAT, o Programa de Alimentação do Trabalhador, poderá descontar até 20% do bruto recebido, em função do benefício.

Pague a contribuição sindical

Aqui, existem dois tipos de lançamento. Um é o mensal, que, desde a entrada em vigor das novas leis trabalhistas, passou a ser facultativo para o trabalhador. Ou seja, será descontado apenas quem manifestar a vontade de colaborar com seu sindicato de classe.

Outro lançamento, de caráter obrigatório e pago pela empresa, é o anual, feito todo mês de março. O valor pago equivale a um dia de trabalho do empregado em questão.

Acrescente horas extras e adicionais

O pagamento de horas extras segue a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) de cada categoria profissional. Os valores pagos também variam conforme o dia da semana trabalhado, portanto, você deverá ter atenção redobrada ao lançá-los na folha de pagamento e ao repassar pelo eSocial.

Também deverá ter atenção aos possíveis adicionais a serem pagos, como o noturno, por insalubridade ou periculosidade. Por trabalho noturno a lei determina todo período trabalhado entre 22 horas e 5 horas, que rende ao trabalhador 20% de acréscimo ao valor por hora. Por exemplo, se esse valor for de R$ 10,00 a hora, à noite ele passa para R$ 12,00.

Controle férias, 13º e DSR

Há ainda os valores pagos a título de férias, 13º salário e o Descanso Semanal Remunerado. Eles são calculados da seguinte forma:

• férias — um terço do salário do colaborador;
• 13º salário — soma dos valores pagos em um ano dividido por 12, ou período proporcional;
• DSR — para quem recebe salário mensal, a empresa pagará o equivalente a 7,33 horas a cada domingo e feriado que tiver em um mês.

Ajuste-se às rubricas do eSocial

O eSocial será obrigatório para todas as empresas brasileiras a partir de novembro de 2018. Todas deverão enviar os dados de suas respectivas folhas de pagamento pelo software de gestão que vierem a adquirir com essa finalidade.

É muito importante que sua empresa faça os ajustes o mais rápido possível, tendo em vista a parametrização das rubricas que você utilizar. A tabela 3 do eSocial é relativamente extensa, e um erro na rubrica enviada pode gerar penalidades.

Tendo em vista tantas obrigações e a quantidade de detalhes que compõem a folha de pagamento, é recomendável utilizar a tecnologia para evitar erros e inconsistências. Assim, suas rotinas ganharão em agilidade e você poderá se dedicar a tarefas mais estratégicas.

Ficou com alguma dúvida ou tem alguma informação a acrescentar? Deixe um comentário abaixo. Teremos prazer em responder você!