Gestão fiscal: entenda sua importância para uma empresa

A gestão fiscal é muito mais do que um componente dentro da estrutura administrativa de uma empresa. No Brasil, trata-se de um aspecto estratégico nos negócios, afinal, temos uma das piores relações custo x benefício entre o que se paga de imposto e o que se recebe em troca.

Segundo a Receita Federal, em 2017, a carga tributária brasileira representava 32,43% do Produto Interno Bruto nacional, o PIB. Esse percentual significou aumento em relação ao ano anterior de 0,99%, chegando a somar R$ 6,56 trilhões. Pesado, não?

Contudo, dependendo do setor em que a empresa atue, essa taxação pode ser ainda mais contundente. De acordo com um estudo da Firjan, por exemplo, em 2016, o segmento da indústria de transformação penava com uma carga de 44,8%. Ou seja, quase metade dos custos desse setor tão importante eram destinados apenas para o fisco.

Em meio a uma realidade em que o custo dos impostos acaba por ser um obstáculo ao desenvolvimento, seria, no mínimo, insensatez abdicar do controle tributário. Assim sendo, é necessário aprimorar a gestão, começando por assimilar o máximo de conhecimento sobre o assunto.

Essa é a proposta deste artigo, no qual você terá acesso a informações relevantes para auxiliar no desenvolvimento de futuras estratégias para reduzir o impacto dos impostos e tributos. Por isso, leia com atenção até o final e salve em seus favoritos para futuras consultas. Tenha uma ótima e produtiva leitura!

1. O que é gestão fiscal, afinal?

Tudo que envolve finanças ou que diga respeito ao fluxo de dinheiro ou de capitais requer controle constante. É só tomar como referências nossas próprias contas bancárias. Quando deixamos de consultá-las regularmente, é certo que seremos surpreendidos com alguma cobrança ou mesmo não saberemos nem dizer o que se passa por ali.

Em outras palavras, ao tratar dos assuntos financeiros em sua empresa, é fundamental prestar atenção aos detalhes e isso demanda vigilância. O mesmo se aplica ao pagamento de impostos, obrigação para pessoas físicas e principalmente para as jurídicas.

Essa postura vigilante, por sua vez, precisa ser materializada em ações práticas, concorda? É justamente a isso que se presta a gestão fiscal, conjunto de rotinas administrativas e contábeis, nas quais a empresa ganha a capacidade de se antecipar. Significa que, ao exercer o controle sobre o que se paga de imposto, não haverá surpresas e os resultados assim tendem a ser melhores.

Afinal, a tributação permeia toda e qualquer atividade empresarial. Da contratação de colaboradores até a compra de insumos, em tudo que se faz há a previsão do pagamento de impostos.

Nos setores em que a carga é mais pesada, como é o caso da já citada indústria, preparar-se para o impacto do “meteoro” tributário é questão de sobrevivência. Nesse sentido, veja os números expostos pelo portal Impostômetro. Segundo o site, em 2018, os brasileiros tiveram que trabalhar por 153 dias apenas para pagar seus impostos!

Também de acordo com o Impostômetro, o ICMS é o campeão de arrecadação no setor produtivo, enquanto os gastos com a Previdência são os mais altos entre as contribuições à seguridade social.

São números que deixam mais que evidente a necessidade de manter em dia a gestão fiscal, que também é uma proteção aos negócios. Afinal, o leão não alivia em suas mordidas!

2. Por que a gestão fiscal é importante para as empresas?

Como vimos, a gestão fiscal é indispensável para garantir a sobrevivência em um ambiente de negócios no qual a tributação é feroz. Além de garantir o pagamento dos impostos nos prazos determinados por lei, a empresa que cuida de gerir suas rotinas fiscais pode reduzir custos.

Isso acontece quando a empresa atua estrategicamente, lançando mão de procedimentos que reduzem o impacto dos impostos no médio e longo prazo. Essa redução, por sua vez, é possível de diversas formas, a começar pela escolha do regime tributário.

Por essa perspectiva, cabe destacar o que fazem normalmente as Micro e Pequenas Empresas (MPE). Para fugir da burocracia e das alíquotas aparentemente maiores dos outros regimes, muitas optam sem refletir pelo Simples Nacional. Contudo, nem sempre ele será o mais vantajoso.

Dependendo da atividade exercida e do faturamento, entre outros aspectos, o Simples pode até ser mais pesado para uma empresa de pequeno porte. É o que acontece quando o faturamento bruto está no teto da tabela desse regime tributário, que impõe a tributação progressiva.

Ou seja, quanto maior o faturamento, mais imposto se paga. E, embora seja conceitualmente justo, não significa que sua empresa é obrigada a aceitar, certo? Quando existem alternativas para fugir dessa tributação dentro da lei, o mais indicado é optar pelo que pesa menos no orçamento.

Dessa forma, a gestão fiscal permite que seu negócio se coloque em condições de controlar o que se paga de impostos e, além disso, aproveitar as chances de reduzi-los.

Esse conjunto de práticas é chamado de elisão fiscal, que não deve ser confundida com sonegação. Quando uma PJ elide impostos, está apenas se valendo de expedientes legais para redução da carga tributária.

Portanto, uma boa estratégia de elisão fiscal começa na escolha do regime tributário, dos quais trataremos com detalhes nos próximos tópicos. Continue acompanhando!

3. Quais são as principais obrigações da área fiscal de uma empresa?

Para aproveitar as facilidades — sim, elas existem — que o fisco oferece às empresas e não optar pelo regime mais pesado, é fundamental conhecer as opções à disposição. Além dos regimes, há também os processos de escrituração que, se negligenciados, podem levar a empresa a ser multada. Sendo assim, vamos conhecê-los agora?

3.1 Lucro Real

O regime tributário Lucro Real é obrigatório para empresas que faturam mais de R$ 78 milhões anualmente, assim como para aquelas do ramo financeiro. Embora tenha “fama de mau”, nem sempre representa um má escolha, dependendo de certas condições.

A mais relevante delas é o faturamento. Como o próprio nome já deixa explícito, pelo Lucro Real, apenas os lucros são tributados para fins de imposto de renda. Dessa forma, acaba por ser um regime mais justo, já que, se não for registrado lucro no período apurado, não há cobrança de imposto. É por isso, ainda, que é o que exige mais cuidado, já que os procedimentos exigidos pelo governo são mais complexos e rigorosos.

Finalmente, pode-se dizer também que o Lucro Real é uma espécie de regime padrão. Todas aquelas que estiverem fora da faixa de faturamento do Simples estarão automaticamente inseridas nele, cuja apuração é trimestral.

3.2 Lucro Presumido

Já o Lucro Presumido é um regime indicado para empresas que tenham lucros relativamente constantes e que não sejam afetadas por sazonalidades. Isso porque, nesse regime, a tributação parte de alíquotas pré-fixadas, que variam entre 1,6% a 32%.

Empresas do setor de serviços que faturam acima de R$ 120 mil anuais, por exemplo, são tributadas em 32% do seu faturamento, sem contar as despesas. Assim, se o negócio não registrar lucro, então haverá prejuízo ainda maior.

Não por acaso, é um regime indicado apenas para empresas cujas margens de lucro sejam superiores às alíquotas fixas. Logo, para as prestadoras de serviços, o Lucro Presumido só será benéfico se seus respectivos lucros representarem 32% do faturamento bruto.

Tal como no Lucro Real, a apuração do imposto nesse regime é feita a cada três meses, podendo, se assim desejar a empresa, ser pago mensalmente.  

3.3 Lucro Arbitrado

Há determinadas infrações às regras tributárias que podem motivar a intervenção da autoridade fiscal. É o caso das empresas que, sujeitas ao Lucro Real, deixam de preencher seus livros diário e razão, entre outros casos.

Quando esse tipo de violação acontece, caberá ao governo exercer a arbitragem na apuração e pagamento do imposto por esse regime, apurado também a cada três meses. No entanto, o Lucro Arbitrado também é aplicável em empresas em flagrante sonegação fiscal, em que haja indicativos de fraudes ou erros de escrituração.

Se assim for constatado, seus lucros serão arbitrados, ou seja, quem determina quanto deverá ser pago de imposto é a autoridade tributária. Nesse regime, as alíquotas e demais regras para aplicação da cobrança das contribuições sociais são as mesmas do Lucro Presumido.

3.4 Recebimento e escrita fiscal

Outro aspecto da gestão fiscal que precisa ser tratado com o maior cuidado é o recebimento e posterior escrita fiscal. Mas em que isso consiste?

Toda vez que uma mercadoria ou insumo é entregue na sua empresa, deve ser acompanhada da nota fiscal devida, certo? A esse processo de recepção e conferência da documentação de produtos chama-se recebimento fiscal.

Nas empresas menos organizadas, ele acontece de forma apressada ou pouco cuidadosa. Mais preocupados em “se livrar” do trabalho, as pessoas que deveriam ser responsáveis pela conferência das notas fiscais o fazem sem dar a devida atenção aos detalhes.

Em boa parte dos casos, elas se limitam apenas a conferir se a mercadoria entregue está na quantidade que consta na nota. Contudo, esse é um erro que pode custar muito caro, já que essa mesma nota pode não ser válida por diversos motivos.

Portanto, é altamente recomendável que o recebimento e escrita fiscal sejam feitas sempre com atenção aos sistemas de conferência de cada Secretaria de Fazenda (Sefaz). Em seus sites, é possível conferir a validade das notas, o que por si só já bastaria para evitar uma autuação.

3.5 Simples Nacional

Como já destacamos de forma rápida, o Simples Nacional é o regime preferido de MPEs e PMEs. A razão para isso é que, nele, impostos e contribuições sociais são pagas em guia única, em um processo muito mais ágil e desburocratizado.

Entretanto, nem sempre o Simples será a opção mais vantajosa, como também chegamos a destacar rapidamente. Além dos casos em que suas alíquotas são mais pesadas em função do faturamento, há também aqueles em que a empresa deixa de receber créditos fiscais.

Acontece assim com os empreendimentos industriais, que só fazem jus aos créditos do IPI quando não são tributadas pelo Simples Nacional. Talvez esse desconhecimento tenha a ver com o fato de o Simples ser um regime recente.

Instituído pela Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, tornou-se desde então uma espécie de regime obrigatório para empresas de pequeno porte. Mas, como vimos, a escolha por esse regime deve ser igualmente estudada.

Afinal, além das alíquotas progressivas, a tributação também é segregada por tipo de atividade. Em 2019, por exemplo, tivemos algumas categorias profissionais excluídas do regime, que também se estende aos Microempreendedores Individuais.

Em resumo, o melhor a se fazer é não optar pelo Simples sem antes consultar um contador. Dependendo do seu faturamento ou enquadramento na Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) ele pode não ser a melhor alternativa.

4. Como fazer uma gestão fiscal eficiente?

Diante de tantos detalhes e fatores a serem considerados, são necessárias certas medidas para que a gestão fiscal na sua empresa esteja sempre bem azeitada. As principais delas você conhece agora.

4.1 Faça o controle dos seus documentos

Um dos pontos mais sensíveis em relação às rotinas contábeis e fiscais é a gestão documental. Nesse aspecto, deve-se atentar para o fato de o sistema tributário brasileiro já ser digitalizado há algum tempo. Portanto, toda a gestão de documentos precisará acompanhar as normas e diretrizes do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Sendo assim, a solução está em sistemas ERP integrados que facilitem a emissão de documentos como notas fiscais eletrônicas, CT-e entre outros. Posteriormente, o armazenamento desses comprovantes deverá ser feita em ambiente virtual protegido, preferencialmente na nuvem.

4.2 Aposte em um software automatizado

A automação por meio de um software desenvolvido para aplicação em rotinas financeiras e contábeis é, portanto, a melhor maneira de tornar a sua gestão fiscal mais eficiente e eficaz. Com esse tipo de solução, notas fiscais passam a ser preenchidas eletronicamente, o que evita a falha humana nessa etapa e, em consequência, indesejáveis autuações e multas.

Trata-se da maneira mais prática para gerir processos, uma vez que o investimento é recompensado ao eliminar gargalos de produção que, de outra forma, poderiam até permanecer escondidos.

5. Quatro boas práticas de gestão fiscal para cumprir as leis

Além das ferramentas e instrumentos de controle pertinentes, a gestão fiscal depende do desenvolvimento de práticas que devem compor as rotinas administrativas da sua empresa. Inseri-las em seu dia a dia fará com que suas atividades ganhem previsibilidade. Em consequência, é reduzido o risco de multas e autuações, aumentando proporcionalmente a sua inteligência de negócios.

5.1 Conheça todas as obrigações fiscais

O peso dos impostos no Brasil não se faz sentir apenas nas alíquotas elevadas. Como reflexo da burocracia, somos um dos países em que mais normas são publicadas. Conforme um conhecido estudo do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), desde 1988, as autoridades brasileiras publicaram uma média de 769 normas a cada dia útil. Ao longo desse período, só na área de tributos, ou seja, sem contar os impostos, foram criadas as seguintes contribuições:

• COFINS;
• CSLL;
• CIP;
• CPMF;
• GFIP;
• CIDES;
• ISS Importação;
• PIS Importação,
• COFINS Importação.

Como você pode perceber, há tributos que nem existem mais, como o caso da Contribuição Provisória sobre Movimentação Financeira (CPMF), cujo nome já deixava claro seu caráter transitório.  No entanto, a lista de obrigações fiscais é muito mais extensa do que esse breve resumo de contribuições. E para as empresas sujeitas aos regimes Lucro Real e Lucro Presumido, há ainda as obrigações especiais, voltadas ao registro de encargos previdenciários. São elas:

• ECF — Escrituração Contábil Fiscal;
• CSLL — Contribuição Social sobre o Lucro Líquido;
• COFINS — Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social;
• DCTF —Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
• eSocial — Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.

O setor industrial, por sua vez, conta com obrigações específicas, desde que não sejam optantes do Simples Nacional:

• Registro de Controle da Produção de Estoques;
• Registro de Apuração do IPI;
• Registro de Entradas;
• Registro de Saídas.

Não se pode deixar de destacar que essas são obrigações na esfera federal. Ou seja, cada estado e município impõe suas próprias regras nesse sentido. Portanto, o melhor a se fazer é consultar a legislação de cada região para garantir a conformidade de seus processos.

5.2 Escolha um regime tributário adequado

Pelo tópico anterior, você viu que, dependendo do segmento em que a empresa atua, estado e localidade, a tributação recai sobre sua gestão e obrigações distintas. Viu também que algumas dessas obrigações estão, por sua vez, vinculadas ao regime tributário escolhido.

Logo, ao escolher o regime pelo qual sua empresa será tributada, você estará não apenas reduzindo o volume de imposto a ser pago, como a quantidade de obrigações. No Lucro Real, por exemplo, a premissa de cobrar os tributos e impostos com base no lucro faz desse regime o mais complexo de todos. É a contrapartida por escolher  — se for o caso — uma forma de tributação na qual apenas o lucro deflagra o pagamento de impostos.

Sendo assim, a escolha de um regime tributário adequado depende de uma série de requisitos, pressupostos e condições extremamente cambiantes. Em alguns casos, municípios vizinhos podem contemplar realidades fiscais e tributárias completamente diferentes.

Dessa forma, é preciso ter uma visão panorâmica do mercado, das leis e até da forma como a cadeia de suprimentos local se articula. É o caso, por exemplo, das empresas que negociam com fornecedores de outros estados, o que motiva a cobrança de ICMS-ST.

Também é o caso do já destacado recebimento de créditos de IPI, o Imposto sobre Produto Industrializado. Empresas optantes do Simples não fazem jus a esse crédito, contudo, nem sempre o seu recebimento poderá compensar a opção por um outro regime tributário.

São nuances que só especialistas são capazes de perceber, dentro de cada contexto avaliado. Portanto, embora existam basicamente três alternativas, o fato é que, para uma escolha acertada, sua empresa deverá se basear em dados e análises profissionais.

Veja, na sequência, que outras razões você deve considerar para preferir o apoio de gente que entenda do assunto. Não só ao escolher o regime tributário, mas em questões estratégicas, ter profissionais ao lado faz toda a diferença.

5.3 Contrate profissionais qualificados

Seria muito mais fácil se tudo na sua empresa se resumisse a cuidar somente das atividades operacionais, não é mesmo? Entretanto, é preciso considerar que empresas são agentes de mudança social. Ao gerarem empregos, movimentam a economia, dinamizam outros setores produtivos e, em consequência, produzem riquezas para sua região.

Para o país, essa riqueza é revertida na forma de impostos e tributos, em especial os que são destinados a cobrir a seguridade social e a Previdência.

São aspectos que, embora não digam respeito diretamente ao que você faz, ou seja, à sua atividade principal, devem ser tratados com o máximo cuidado. Ao impor um sistema tributário complexo, o governo força os gestores e pessoas de negócios a criar todo um aparato dedicado aos impostos.

Em primeiro lugar, porque pagar imposto é um exercício de cidadania. E, não menos importante, o não pagamento ou eventuais atrasos geram penalidades. Assim sendo, não dá para brincar em serviço na hora de dar satisfações ao fisco.

Felizmente, a gestão fiscal hoje é facilitada pela ligação íntima e cada vez mais próxima entre os setores financeiro, contábil e de TI. Não por acaso, estão em voga conceitos como o de contabilidade digital, no qual os serviços nessa área passaram a ser estratégicos.

Resumidamente, o que se pode dizer é que, do casamento entre Tecnologia da Informação e gestão nasce um tipo de especialista capaz de produzir soluções e insights. Em consequência, os negócios ganham em eficácia e os lucros aumentam com mais consistência e de forma regular.

5.4 Pratique a elisão fiscal

A todo momento lemos, assistimos ou ouvimos pela imprensa algumas notícias relatando casos de autoridades e grandes empresários envolvidos em sonegação fiscal. Com o objetivo de não terem suas fortunas tributadas, essas pessoas e entidades buscam, por meios ilícitos, fugir do sistema tributário brasileiro.

O que talvez essas pessoas não saibam é que, com uma boa estratégia de elisão fiscal, é perfeitamente possível reduzir o impacto dos impostos, totalmente dentro da lei. Sendo assim, cabe destacar que elisão e sonegação não é a mesma coisa.

Ao elidir, a empresa apenas estará se colocando em condições de pagar menos impostos, dentro do que a lei permite ou em casos nos quais é omissa. Também o faz quando aproveita oportunidades de incentivos fiscais, oferecidas em determinadas regiões, dentro de circunstâncias específicas.

Esse é mais um motivo para você colocar em prática as orientações que passamos aqui, não acha?

Seja como for, a gestão fiscal demanda esforço ininterrupto, tendo em vista a volatilidade das leis tributárias brasileiras. Além disso, deve-se considerar a dependência que temos das oscilações no mercado externo, que sempre abalam nossa economia. São motivos mais do que suficientes para você evitar o amadorismo em assuntos tributários e profissionalizar-se!

Esperamos que este artigo tenha sido útil e esclarecedor e, se você ficou interessado em otimizar a sua gestão fiscal, não hesite: faça contato agora mesmo!