Implementar o controle de ponto eletrônico é parte importante da transformação digital do RH. A ferramenta automatiza a coleta de informações sobre a jornada de trabalho e, por isso, influencia o desempenho dos processos de gestão de pessoas.
Consequentemente, quem busca medidas para tornar o setor mais eficiente deve conhecer as características e vantagens dessa solução. Como se verá mais à frente, um bom software contribuirá não apenas com a redução da burocracia, mas também com maior segurança no cumprimento das obrigações.
Abaixo, listamos e explicamos os principais benefícios. Continue lendo para entender como o controle de ponto eletrônico pode otimizar processos no RH e contribuir para uma gestão de pessoas mais estratégica, entre outras vantagens.
As vantagens do controle de ponto eletrônico
O controle de ponto registra a entrada e saída de colaboradores, bem como intervalos ocorridos durante a jornada de trabalho. Logo, a partir dele, são geradas informações de interesse administrativo e jurídico, como frequência ao trabalho, realização de horas extras e cumprimento de descansos obrigatórios.
A mudança para uma solução eletrônica traz benefícios significativos tanto em relação à precisão da coleta como do uso de dados internamente, otimizando processos. Veja os principais benefícios.
Segurança
O software substitui as demais modalidades e oferece garantias para os gestores. Com uma tecnologia de controle de ponto eletrônico adequada, os diferentes aspectos do tratamento de dados na empresa serão aperfeiçoados:
- integridade— os dados terão seu conteúdo preservado;
- autenticidade— somente pessoas autorizadas poderão realizar e alterar registros;
- disponibilidade— os dados serão facilmente acessados pelos usuários autorizados;
- confidencialidade— haverá proteção contra roubos e acessos não autorizados.
Um exemplo prática é o bloqueio de informações falsas e a redução das falhas humanas. No controle de ponto eletrônico, todas as ações dos colaboradores são padronizadas e limitadas, não há como informar ao sistema um horário de chegada ou saída que não corresponda à realidade.
Custo-benefício
Também é importante mencionar a redução de custos e carga de trabalho na gestão das informações. Uma vez que o colaborador informou a chegada ou saída via cartão, biometria ou outro meio, todos os setores interessados recebem o dado, que passa a constar no sistema para folhas de pagamento, controle de jornada, pagamento de horas extras etc.
Redução de processos trabalhistas
Outro impacto relevante da confiabilidade dos dados é que a empresa saberá se o trabalhador tem ou não dinheiro ao que exige. Assim, os processos trabalhistas judiciais por erros serão minimizados, porque não haverá dúvidas quanto à jornada, horas extras, cumprimento de férias etc.
Além disso, muitas vezes, a empresa pode ser obrigada a provar que um ex-empregado está declarando mentiras na justiça do trabalho. Nesses casos, o controle de ponto eletrônico é fundamental para demonstrar não apenas o que foi registrado, mas também os métodos e a dificuldade de adulteração.
Funcionalidades
Por fim, vale a pena mencionar que o controle de ponto eletrônico realiza funções adicionais— que serão úteis para tomar decisões e dar andamento aos processos internos. Relatórios personalizados, alertas de pendências, controle do trabalho remoto, adequação aos diferentes tipos de jornada de trabalho, criação de escalas são apenas alguns exemplos das opções oferecidas por um bom software.
A escolha do controle de ponto eletrônico
Logicamente, para acessar os benefícios mencionados, o gestor deve tomar cuidado com a escolha do software responsável pelo controle de ponto eletrônico. Pensando nisso, logo abaixo, trouxemos uma checklist com as características de um bom programa:
- integração— o sistema deve conversar com o software de gestão do RH, e esse com as demais partes do negócio;
- automação— as ações devem acontecer em sua maior parte sem a necessidade de interferência humana;
- disponibilidade— os gestores precisam ter acesso amplo aos dados e relatórios em uma interface amigável;
- suporte— os responsáveis pela solução devem oferecer o auxílio para que a empresa tire o máximo de proveito do software.
Com esses cuidados, você certamente encontrará um controle de ponto eletrônico capaz de atender às necessidades da sua empresa, otimizar processos internos e melhorar a tomada de decisão, contribuindo para um gestão de pessoas mais estratégica.
Se tiver dúvidas sobre como encontrar a melhor solução, leia nosso artigo sobre 4 Pontos para considerar antes de escolher um software de gestão de RH!
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