A gestão de RH é uma das bases de uma organização sólida, sem a qual nenhuma empresa conseguiria sobreviver. Alinhado aos novos conceitos como IoT, Transformação Digital e omnishoppers, hoje os Recursos Humanos são considerados estratégicos.
Nesse sentido, não basta apenas tratar de aspectos técnicos e da gestão de documentos e processos. Hoje, o setor de RH tem uma relação de interdependência com softwares com maior nível de tecnologia, em especial a cloud computing. Isso acontece em relação ao seu “material de trabalho”, ou seja, as pessoas. Cabe a esse setor contemplar necessidades cada vez mais subjetivas.
Esse é um dos desafios que os profissionais de gestão enfrentam, como mostra a 7ª edição do Índice de Confiança Robert Half. De acordo com o estudo, hoje, 84% dos responsáveis por recrutamento e seleção entendem que encontrar profissionais qualificados é o maior desafio para o próximo semestre.
Portanto, ao longo deste artigo você encontrará dados e informações úteis para que você aplique as soluções tecnológicas em sua empresa. Isso, claro, sem deixar de lado o que é mais importante: seus colaboradores. Tenha uma ótima leitura!
1. O que é a gestão de RH?
De acordo com dados do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), o mercado de trabalho brasileiro fechou 2018 com saldo negativo. O balanço entre o número de admissões e demissões apresentou déficit de 23.755 postos de trabalho.
A escalada do desemprego coloca os profissionais de RH diante de um impasse. Como mostra o ICRH, a maior demanda hoje é por profissionais qualificados. Em contrapartida, as taxas de desocupação em crescimento sinalizam que essa qualificação está em falta.
Sendo assim, a gestão de RH deve se ocupar de tarefas e soluções que vão muito além das tradicionais atribuições que se costuma imaginar nesse setor. O papel do RH é altamente estratégico, uma vez que influi na imagem que as pessoas formam a respeito das organizações.
Não por acaso, a carreira no RH está cada vez mais ligada a processos que dependem da tecnologia para serem realizados. Logo, o gestor ou gestora que não estiver preparado para lidar com números, cálculos e com o manejo de um software não terá condições de operar.
Isso porque o setor de Recursos Humanos de 2019 — e para os próximos anos — trabalha fundamentalmente a partir de indicadores de RH. Tal como os profissionais de marketing fazem com a gestão de sites e redes sociais, os de RH hoje também são orientados por dados.
Isso influi diretamente nas rotinas da parte mais operacional do RH, que conheceremos melhor no próximo tópico.
1.2. O que é o Departamento Pessoal
Por mais que o RH seja estratégico, sem o braço operacional tudo não passaria de mera abstração. Sendo assim, cabe ao Departamento Pessoal executar as ações conforme apontarem os objetivos definidos pelo RH junto à alta gestão da empresa. As mais relevantes delas são:
1.2.1. Admissão e gestão da documentação
A tecnologia e a cloud computing já mudaram até mesmo os outrora pesados e burocráticos processos de admissão e sua oficialização nos órgãos de controle. Prova disso é o recentemente implementado eSocial empresas. Agora, dados sobre trabalhadores recém-admitidos são enviados por essa plataforma digital exclusiva.
Nela, estão unificadas diversas obrigações vinculadas aos processos admissionais e, em virtude de ser uma ferramenta recente, exige dos DPs agilidade em se adaptar. Quem não estiver capacitado poderá expor a empresa a multas por atrasos e erros.
Esse é apenas um dos aspectos ligados à gestão da documentação, função tradicionalmente associada aos profissionais do Departamento Pessoal.
1.2.2. Desligamentos
As rotinas de um DP envolvem a coleta e repasse de documentos por ocasião das admissões e também das demissões. Em ambas as etapas, o trabalhador precisa realizar exames médicos, assinar documentos, contratos, entre outras rotinas.
Essa também é uma tarefa que cabe ao Departamento Pessoal, cujo registro e oficialização é feito pelo eSocial empresas. Trata-se de uma etapa delicada e que exige preparo, até para evitar possíveis litígios na justiça que sejam deflagrados por ex-colaboradores.
1.2.3. Controle da jornada de trabalho
Por falar em litígio, um dos pontos que mais podem gerar controvérsia nesse aspecto é o controle ineficaz da jornada de trabalho. Vale para os colabores e também para a empresa, que pode ser ressarcida por eventuais posturas lesivas em função do não cumprimento da carga horária prevista em contrato.
Em todos os processos descritos, um software desenvolvido para atender às necessidades específicas de sua empresa é decisivo. Como vimos, está em jogo a eficiência na gestão do RH e, porque não dizer, a própria reputação e prestígio da sua marca.
2. Qual a importância da gestão de recursos humanos?
Gerir recursos humanos, como você já deve ter percebido, não se limita ao cumprimento de obrigações legais e de encargos trabalhistas. Ao admitir um novo talento, sua empresa terá pela frente uma série de desafios respectivos ao desenrolar de sua carreira.
Afinal, um dos maiores problemas que as empresas brasileiras enfrentam, hoje, é o elevado índice de turnover, a rotatividade de empregados. Segundo a Ministério do Trabalho e Emprego, a taxa de rotatividade no Brasil é extremamente alta, principalmente no comércio. Nesse setor, 6,17% dos trabalhadores contratados em 2017 foram demitidos no mesmo ano. Isso faz com que os profissionais de RH tenham que encontrar soluções para a falta de mão de obra qualificada, sobrecarregando os remanescentes ou mesmo recrutando internamente.
Nesse aspecto, a avaliação por competências acaba prejudicada, em função do acúmulo de tarefas e até da perda de qualidade de vida que colaboradores estressados apresentam. Assim sendo, aumenta exponencialmente a importância da gestão de RH, que precisa ter muita habilidade em alocar as pessoas certas para as funções certas. Profissionais não se improvisam, por isso, um setor de Recursos Humanos que seja capaz de suprir seus quadros é tão valioso.
3. Qual a diferença de gestão de pessoas e RH?
Destacamos antes que o profissional de RH moderno atua com base em dados e orientado por uma cultura similar ao que se chama de Data Driven Marketing (DDM). No entanto, nem só de números e planilhas vive o setor de Recursos Humanos.
Uma gestão de talentos efetiva só acontece quando a empresa se empenha em estruturar seu RH e também em promover um outro tipo de gerenciamento, o de pessoas. Por essa perspectiva gerencial, o setor de RH materializa em ações o seu aspecto mais humano, por assim dizer.
É essa vertente a responsável por coletar feedback dos colaboradores, por estimular um bom clima organizacional e agir em relação aos elementos mais subjetivos. Afinal, cada pessoa tem suas próprias motivações, aspirações e modos de ser e de pensar.
Compreender e traduzir essas necessidades, de modo que cada empregado as canalize para o trabalho, é o papel do profissional de gestão de pessoas. É ele, ainda, que cuida de um outro componente essencial em toda empresa: o relacionamento.
Por tudo isso, pode-se dizer que o RH está para a gestão de pessoas como está para o Departamento Pessoal. Os dois últimos, portanto, fazem parte dos Recursos Humanos, como partes de um corpos responsáveis por funções bem específicas.
4. Como aplicar a gestão de RH na empresa?
A aplicação da gestão de RH vai depender diretamente de dois fatores: um é o preparo das pessoas que estão à frente do setor, e o outro é o tipo de solução tecnológica adotada. Além disso, qual será o objetivo para o software que sua empresa está disposta a utilizar internamente.
Como vimos, o RH de hoje caminha de braços dados com um outro setor muito importante, o de TI. Isso eleva o nível de exigência, mas, em contrapartida, facilita as rotinas dos profissionais de recursos humanos, sempre atarefados demais para se ocupar com retrabalho.
No entanto, há muitos outros aspectos a considerar para que a gestão de RH seja definitivamente implementada. Veja a seguir quais são e como fazer:
4.1. Cuide do plano de carreira
Tendo profissionais qualificados e soluções inteligentes em TI, sua empresa estará em condições de desenvolver estratégias de gestão de recursos humanos. Uma delas é o desenvolvimento de um plano de carreira, fator decisivo para a atração e retenção de talentos.
Nesse aspecto, perceba que todo tipo de estratégia que envolva RH deverá ser sempre orientada para o indivíduo e para a coletividade. Se cada um não se sentir responsável pelo crescimento da empresa, dificilmente os objetivos organizacionais serão atingidos.
4.2. Desenvolva a comunicação interna
Isso faz surgir a demanda por um outro componente indispensável para a aplicação da gestão de RH, o employer branding. Trata-se do conjunto de iniciativas, no âmbito da comunicação interna, em que sua empresa “se vende” para seus colaboradores.
Empresas que trabalham suas marcas junto ao seu público interno tendem a ser mais bem-vistas pelos seus clientes e pessoas de fora. Ora, quem melhor para passar a imagem que você quer que seu negócio transmita do que seus próprios empregados?
Comunicação, transparência e os fatores motivacionais certos elevam o bem-estar das pessoas e a consequência direta disso é o crescimento em todos os sentidos. Ganham os colaboradores, gestores, líderes e, acima de tudo, o seu cliente final.
4.3. Tenha uma equipe integrada
Planos de carreira sólidos e comunicação interna transparente e efetiva tendem a gerar um outro efeito salutar no clima organizacional, que é a maior interação entre as pessoas. Integrar equipes, portanto, deve ser um dos objetivos ao desenvolver ações no sentido de motivar seus colaboradores.
4.4. Delegue funções
Nada pior para a performance de um grupo do que pessoas que não estão preparadas para as funções que desempenham. Por outro lado, a concentração de tarefas também é igualmente prejudicial, em virtude do potencial estresse que pode causar. Além disso, quando uma ou poucas pessoas se encarregam de muitas funções, a tendência é para que a qualidade do trabalho se perca de alguma forma.
Sendo assim, e dentro do que a sua realidade permitir, delegue o máximo de tarefas que puder. Seus colaboradores vão perceber que você confia neles, o que reverte em mais empenho e esforço redobrado.
4.5. Use ferramentas de gestão
Tal como as equipes de vendas, um setor de RH também demanda algumas ferramentas de gestão adequadas à mensuração de resultados. Como exemplo, vamos imaginar que sua meta para os próximos 6 meses é reduzir a rotatividade.
Para isso, é fundamental conhecer a realidade em seu quadro de empregados na forma de números. Esses números, por sua vez, devem ser processados para conversão em dados estruturados e que orientem decisões. Para isso, é indispensável adotar um software que seja capaz de executar cálculos precisos e processar grandes volumes de informação.
4.6. Dialogue e estimule o diálogo
A estrutura organizacional da maior parte das empresas hoje é horizontalizada. Nesse arranjo, a hierarquia dá lugar a um regime de trabalho mais cooperativo, em que todos têm espaço para dar feedbacks e influenciar nas decisões.
Não significa que os líderes não sejam necessários, muito pelo contrário. A diferença é que, hoje, prevalece o diálogo em equipe antes que algo seja imposto. Ou seja, lideranças autocráticas podem não ser o ideal, considerando esse aspecto do mercado de trabalho vigente.
4.7. Adote métricas de desempenho
O uso de ferramentas de gestão e a definição de metas também induzem seu setor de RH a trabalhar conforme os resultados evidenciados por métricas de desempenho. Caberá a você selecionar aquelas que mais se ajustem aos seus objetivos, de maneira que elas permitam acompanhar o seu progresso. Algumas delas são:
- avaliação de performance — quantas tarefas cada equipe e empregado entrega;
- índice de turnover — como vimos, a rotatividade é um indicador a ser acompanhado;
- satisfação do empregado — medida em questionários e pesquisas internas;
- taxa de absenteísmo — controle do número de ausências, justificadas ou não.
4.8. Reavalie e recomece
Todo processo de gestão é cíclico. Uma vez que sua empresa garante que todas as etapas da sua atividade-fim sejam cumpridas, é hora de recomeçar, sempre de forma crítica. Isso significa avaliar o que pode melhorar e aperfeiçoar conforme as exigências do mercado.
As melhorias podem ser resultado de processos de análise interna, contudo, é bem possível que seus próprios clientes apontem para eventuais correções e ajustes. Nesse caso, a atenção deve ser redobrada, até porque feedback de cliente vale ouro.
5. Como a tecnologia pode ajudar as empresas na gestão de RH?
Seu setor pode-se chamar de RH estratégico ou seus processos ainda não estão alinhados com o que os conceitos mais modernos pedem? Nesse sentido, cabe considerar que até mesmo governo já digitalizou as plataformas para cumprimento de obrigações fiscais e trabalhistas.
Empresas de todo o mundo, inclusive os órgãos públicos, já perceberam que não há saída para se manter competitivo que não passe pela adesão à tecnologia. Em se tratando do setor de RH, a solução mais prática é o software de gestão integrado em um sistema ERP.
Com esse recurso, sua empresa de cara poupa recursos com a pesada infraestrutura física exigida para arquivar documentos, processos e comprovantes. Afinal, sempre que um evento é realizado pelo eSocial e outras plataformas oficiais, é necessário permanecer de posse do documento eletrônico comprobatório.
Não se pode deixar de destacar que, em alguns casos, manter a guarda de certos registros é uma obrigação permanente, como acontece com os contratos de trabalho. Por isso, toda tecnologia aplicada a esses processos é mais que bem-vinda.
Outra vantagem que um software desenvolvido para atender às necessidades de um setor de RH é a facilidade na comunicação. O setor de Recursos Humanos é naturalmente mais exigido em uma empresa, atuando como uma espécie de elo. O fato é que, cedo ou tarde, todos um dia precisamos do RH para alguma coisa.
Diante dessa exigência, comunicar-se de forma instantânea, integrada e fluida é uma necessidade permanente. Esse fluxo, por sua vez, é facilitado quando os colaboradores estão interligados por uma única solução profissional. Whatsapp ajuda, mas, convenhamos, não é muito organizado, certo?
6. Como escolher um software de gestão de RH?
Considerando as características da aplicação da tecnologia, chega a hora de decidir pelo software que melhor se ajusta às suas demandas e, claro, ao seu orçamento. Um software é, por definição, um tipo de SaaS, ou Software as a Service, em inglês. Isso implica observar certas características antes de uma compra, para que o serviço contratado não venha a surtir o efeito contrário do que se espera.
Portanto, ao pesquisar no mercado, procure primeiro avaliar as versões de teste. A prudência, nesse caso, sugere descartar aqueles que não permitam avaliar a totalidade de seus recursos nas versões trial. Caso contrário, seria uma grande perda de tempo e de recursos descobrir que aquele software caro vem com uma série de funções inúteis para sua empresa.
Outro fator a ser considerado com bastante seriedade é a reputação da empresa que fornecerá o software. O mercado da tecnologia, e em especial o de empresas de TI, pode ser confuso para quem não está habituado. Afinal, todos parecem fornecer as mesmas soluções!
Contudo, o certo mesmo é guiar-se pela credibilidade conquistada por resultados. É o caso da Ágere TI, canal da Senior, uma das maiores empresas no segmento de RH . No Brasil, nenhuma outra organização nos supera quando o assunto é consultoria RH.
Sendo assim, se e é a sua intenção fazer do seu RH digital, saiba que ao escolher a Ágere você estará em mãos seguras de profissionais com ampla experiência.
7. 3 vantagens de automatizar o RH de uma empresa
Já destacamos algumas da vantagens que sua empresa perceberá ao aderir a um software de gestão de RH. No entanto, existem outros benefícios que devem ser considerados antes que você tome uma decisão. Se você se identificar com os tópicos a seguir, então certamente você precisa de uma solução tecnológica para otimizar seus resultados.
1. Eliminação do retrabalho
As rotinas de um setor de RH podem ser demasiadamente repetitivas. Admissões, demissões, exames médicos periódicos e outros procedimentos podem acontecer diariamente, dependendo do tamanho da organização.
Com um software, boa parte das etapas mais “mecânicas” de cada uma das tarefas comuns em setores de RH pode ser automatizada. Isso elimina a necessidade de retrabalho, liberando mão de obra para funções mais nobres e estratégicas.
2. Aumento da produtividade
Cá entre nós, não são poucos os setores de Recursos Humanos em que parte dos colaboradores se queixa da falta de recursos para exercer melhor suas funções, concorda?
Por isso, a aquisição de um software pode ser o impulso que faltava para que a falta de motivação fique para trás. Na verdade, em muitos dos casos, a insatisfação no ambiente de trabalho tem muito a ver com a falta de soluções inteligentes.
Você sabe melhor do que ninguém que colaborador desmotivado é colaborador de baixa produtividade. Sendo assim, ao dotar o seu setor de RH com recursos digitais, você os coloca em condições de fazer mais com menos. O resultado não pode ser outro que não seja empregados mais satisfeitos e com rendimento acima da média.
3. Decisões melhor balizadas
Cortar gastos ou demitir? Contratar ou investir nos colaboradores atuais? São dúvidas frequentes entre profissionais que lideram equipes, e, em alguns casos, as respostas são dadas sem nenhuma base confiável. É isso que acontece em empresas nas quais a cultura digital e o uso de software não faz parte de seu dia a dia.
Como já destacamos, o setor de RH de hoje é muito orientado por dados, e isso implica tomadas de decisão que privilegiem o que os números dizem. Esses números, por sua vez, devem ser organizados em dados para que façam sentido e gerem insights para os gestores.
O processo de conversão de dados brutos nesses dados só é possível por meio do apoio que só a tecnologia é capaz de fornecer. Seu feeling profissional e experiência continuam a valer — e muito! — mas, com a tecnologia, o salto de qualidade é incomparável.
Você conheceu, ao longo deste artigo, os aspectos mais importantes a serem considerados antes da escolha de um software desenvolvido para gestão de RH. Tenha nesse recurso um apoio na hora de escolher um rumo para seu negócio e certamente seus resultados serão superiores!
Caso você já tenha a decisão tomada, então receba nossas boas vindas. Entre em contato conosco e venha para o grupo das empresas prósperas e lucrativas!
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