A otimização de processos, quase sempre, integra as discussões dos gestores quando o assunto é melhorar o desempenho de negócios. Afinal, a prática modifica o caminho até se chegar aos resultados, atingindo as causas de ineficiências empresariais.
No entanto, para alcançar novos patamares de eficiência, não basta ter boa vontade. É preciso encontrar ferramentas que produzam mudanças efetivas, especialmente a adequação dos processos às tecnologias que dispomos no mundo de hoje.
A seguir, abordamos os chamados sistema integrado de gestão empresarial. Continue lendo para entender o que os ERPs fazem e quais são os seus 5 principais benefícios para otimização de processos.
Como otimizar processos?
Todo processo captura uma quantidade de valor para gerar resultados, ao final de um ciclo. A melhoria da relação entre insumos, tempo e dinheiro que entram e que saem é chamada otimização.
Na gestão fiscal, os ganhos podem ocorrer de diversas formas: minimizar as horas de trabalho, maximizar a quantidade de descontos obtidos, evitar multas, entregar documentos sem erros etc.
Como um bom ERP ajuda na otimização de processos?
A tecnologia é um dos fatores mais determinantes para otimização de processos. Isso porque toda a parte de gestão e controle de informação passa a ser operada no software. Continue a leitura para entender como isso otimiza os processos
Automação de tarefas
Com a tecnologia as etapas e ações necessárias para se chegar ao resultado são reduzidas, como cálculos, cruzamento de informações, pesquisa no arquivo interno e emissão de documentos.
Gestão à vista
O ERP também favorece a organização e exposição informações de modo compreensível para quem precisa tomar decisões mais rápidas e assertivas.
Integração entre os setores
A tecnologia possibilita o compartilhar informações entre os setores, para que os eventos ocorridos em um departamento sejam automaticamente reconhecidos pelos demais interessados.
Padronização das atividades
Além disso, ajuda manter a conformidade com regras e padrões, quer seja aplicando normas via automação de tarefas, quer seja fixando formulários, campos de seleção e outras medidas de escolha forçada para os colaboradores.
O que é um ERP e como ele funciona?
O enterprise resource planning (ERP) ou, como ficou conhecido em português, sistema integrado de gestão empresarial é uma solução que permite executar o planejamento, execução e monitoramento das atividades da organização.
Nele, o gestor navega pelos diferentes módulos, como RH, Comercial e Contábil, tendo o controle total da empresa, de forma ágil, prática e eficiente. Veja os principais ganhos de otimização de processos.
1. Redução de erros
Além de impor a padronização das atividades e permitir o controle efetivo, o ERP substitui diversas atividades humanas em que há grande potencial de erros, como cálculo de tributos, alertas de ocorrência de fatos geradores e emissão de notas fiscais.
2. Otimização do tempo
Com a automação de tarefas e compartilhamento das informações, o número de horas para cumprir obrigações fiscais é reduzido. Trata-se de um ganho competitivo importante, porque atualmente as empresas gastam, em média, 1958 horas por ano e, em conjunto, 60 bilhões de reais para pagar impostos, conforme dados do Banco Mundial.
3. Gestão fiscal mais eficiente
O ERP é um forma de reduzir custos e melhorar a qualidade dos resultados gerados com menos erros e maior compliance fiscal. A burocracia interna e externa são os principais entraves para cumprir as obrigações fiscais, e, dos dois pontos, o primeiro é o que pode ser melhorado pela própria empresa com o auxílio da tecnologia, independentemente de mudanças em leis e governos.
4. Monitoramento de equipes e produção
Também é importante mencionar a relevância do software para geração de valor da empresa, como monitoramento de equipes e de produção. Com o ERP, o gestor visualiza as partes do negócio como um sistema, controlando cada unidade para que ela atue conforme as regras fixadas pelo negócio e, assim, demonstra uma performance dentro das expectativas.
5. Construção de vantagens competitivas
Todos os aspectos mencionados criam condições para favorecer a estratégia de negócios, ou seja, as chamadas vantagens competitivas. Ao ser mais ágil, prático e eficiente, a empresa se coloca em uma situação à frente dos concorrentes de segmento de mercado.
Sendo assim, usar a tecnologia na otimização de processos é um investimento com grande retorno e, sendo recomendável a escolha de um bom sistema integrado de gestão para construir diferenciais competitivos.
Para entender mais sobre os benefícios da tecnologia da informação, leia nosso texto sobre 4 tendências de TI para gestão fiscal!
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